11+ Những điều cần hạn chế TRƯỚC - TRONG - SAU phòng họp

#1
Nhắc đến "họp" có lẽ không mấy ai thích điều này. Họp thường bị coi là mất thời gian, không hiệu quả nhưng họp là quan trọng khi tất cả đã có sự chuẩn bị. Những thói quen hoặc hành vi không tốt có thể ảnh hưởng ngay thời điểm đó hoặc tương lai của bạn. Vậy nên, tốt nhất bạn không nên vi phạm phải những điều hạn chế trong phòng họp dưới đây.


TRƯỚC

1. Đi trễ

Đi làm cũng vậy, đi họp cũng thế. Muộn 1 phút cũng coi là muộn, thiếu tôn trọng mọi người. Nếu bạn có thói quen đi muộn thì cần phải thay đổi ngay. Đến sớm hơn 1 vài phút giúp bạn làm quen, bắt chuyện với mọi người, tạo không khí vui vẻ, tâm lý thoải mái và bạn có thể tìm được chỗ ngồi như ý.


2. Không chuẩn bị tư liệu

Nếu bạn không phải đứng lên điều hành, hoặc là người cầm mic trong buổi họp thì cần chuẩn bị:

- Biết chủ đề buổi họp là gì

- Biết lịch họp, giờ giấc, đối tượng tham gia

- Chuẩn bị sổ note, bút

- Chuẩn bị một số câu hỏi cho người phát biểu

Nếu bạn là người phát biểu hãy chuẩn bị:

- Slide

- Tài liệu liên quan

- Trang thiết bị luôn sẵn sàng như: mic, máy chiếu, flipchart, hoa, nước, teabreak (nếu cần)




=> Tốt nhất, bạn nên vạch theo checklist ra sổ để đảm bảo không bị thiếu xót bất kỳ thứ gì. Hoặc bạn có thể sử dụng phòng họp cho thuê các dịch vụ, đơn vị cung cấp uy tín tại Hà Nội để tiết kiệm thời gian, chi phí mua sắm.


TRONG

1. Phụ thuộc vào slide

Slide chỉ là một yếu tố hỗ trợ giúp buổi họp, buổi phát biểu của bạn đạt thành công hơn và bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn. Ví dụ điển hình trong làng công nghệ là ông Steve Jobs:"“Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ. Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint.”




Nếu chăm chăm vào slide, vô hình chung bạn đã làm mất đi sự tự nhiên, những ý tưởng và sự chuyển ý linh hoạt trong chủ đề buổi họp. Đôi khi, tập trung quá nhiều vào slide, có thể bạn đã biến buổi họp tranh luận thành buổi nghe đọc buồn ngủ.


2. Sử dụng điện thoại vô ý

Cuộc họp là nơi mọi người tôn trọng nhau, lắng nghe và chia sẻ quan điểm, tìm ra giải pháp cho hướng đi. Thế nhưng, nếu trong quá trình diễn ra buổi họp mà có người nghe điện thoại, chơi game, lướt mạng sẽ làm giảm hiệu quả buổi họp. Không chỉ vậy, người ngồi xung quanh đối tượng đó cũng có thể bị ảnh hưởng, làm mất tập trung.


3. Không có biên bản họp

Không chỉ riêng công ty Startup mà ngay chính những lúc bạn đi gặp & họp định kỳ với khách hàng cũng quên "biên bản họp". Điều này là sai lầm!




Một cuộc họp không có biên bản được ví như một cuộc chơi không có hồi kết. Từ đó, những thành viên tham dự buổi họp sẽ không biết phải làm gì, điều chỉnh gì, hoặc sửa lỗi gì. Mặt khác, người vắng mặt của buổi họp cũng không có căn cứ cơ sở để đưa ra hành động tiếp theo.

Vậy nên, bất kỳ cuộc họp nào bạn nên cắt cứ một người hỗ trợ đảm nhiệm công việc này. Đảm bảo biên bản họp được thiết kế, trình bày rõ ràng và nên đồng nhất.


4. Không lắng nghe

"Lắng nghe" không chỉ bằng tai, mà cả bằng mắt quan sát, bằng óc phân tích. Lắng nghe là chủ tâm, chủ động, đòi hỏi sự tập trung và có sự chọn lọc thông tin.

Tham gia cuộc họp, không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt, không thèm để ý đến lời nói của người phát biểu hoặc người đóng góp ý kiến. Nếu hôm nay, bạn không lắng nghe ý kiến của người khác hoặc mất trật tự, liệu rằng ngày mai bạn có mất đi mối quan hệ ?


5. Hạn chế sự im lặng




"Im lặng là vàng" không phải lúc nào cũng đúng. Trong thời gian diễn ra buổi họp, bạn không nên ngắt lời người khác. Lúc cần phát biểu hoặc người dẫn chương trình cần nghe quan điểm của mọi người, bạn hãy lên tiếng.

Nếu không phát biểu, hoặc đưa ra quan điểm đồng nghĩa bạn đã đồng ý, chấp nhận thực tại.


6. Lan man không đích đến


Người nói không được đi quá xa khỏi chủ đề cuộc họp, người phát biểu ý kiến quan điểm cũng vậy. Hãy nhớ, đối tượng của bạn là ai, họ cần thông tin gì, mục đích của buổi họp, thông điệp bạn muốn truyền tải. Đảm bảo cách trình bày của bạn rõ ràng, dứt khoát, không nói quá dài dòng.

Bạn đang mất thời gian, độc giả cũng thế, vậy nên hãy đi đúng chủ đề mục tiêu buổi họp.


7. Bỏ họp

Tự ý bỏ họp là một hành động thể hiện sự thiếu chín chắn, không tôn trọng người nghe & người phát biểu. Biết đâu, đoạn đầu bạn nghe không thấy có gì đặc biệt nhưng đến cuối thời gian, người phát biểu mới tiết lộ thì sao...

Nên nhớ, cuộc họp không chỉ bàn về các vấn đề kinh doanh, mà còn cho thấy một hình ảnh tích cực của bạn và xây dựng các quan hệ nghề nghiệp.


SAU


1. Nói tiêu cực

Khi kết thúc buổi họp, là lúc chúng ta trở nên thoải mái hơn, cũng có người cảm thấy bị down, mệt mỏi. Nhưng không vì thế bạn có lời nói tiêu cực, không tốt với người phát biểu hoặc ám chỉ điều gì đó. Có thể, lời nói tiêu cực bạn vừa nói ra, mọi người không nghe thấy nhưng nó sẽ tác động đến suy nghĩ > nhận thức > tư tưởng > thói quen > sự hành động của bạn.

Nếu mọi người xung quanh nghe thấy, thật không may bạn sẽ bị đuổi việc (nếu nghiêm trọng).


2. Không lưu lại

Biên bản cuộc họp là cần thiết, nhưng chính mỗi cá nhân tham dự cũng cần note lại những điều quan trọng với mình, với tập thể. Từ đó, giúp bạn lên kế hoạch hành động và có sự chuẩn bị tốt hơn cho tương lai.


Trên đây là 11 điều bạn cần hạn chế “trước - trong - sau” buổi họp”, để đảm bảo cuộc trao đổi diễn ra thành công !
 

Tin xem nhiều