"06 Điều Quan Trọng Nhất" tạo nên một buổi hội thảo thành công

#1
Các cuộc họp hội nghị - hội thảo có thể diễn ra ở bất cứ đâu: trong quán cà phê, khách sạn 5 sao, coworking space, hội chợ thương mại, hoặc tại chính văn phòng của doanh nghiệp. Cho dù cuộc họp đó được tổ chức tại đâu thì điều quan trọng nhất bạn cần tạo ra chính là sự trải nghiệm, sự gắn kết mọi người tới mục tiêu mà bạn mong muốn.

Một cuộc hội thảo đôi khi chỉ cần 10 người hoặc 50, 100, 200.. người. Nhưng làm thế nào để tất cả thành viên tham dự buổi hội thảo tập trung và đưa ra quan điểm ý kiến thì không phải là điều dễ dàng. Vì vậy "6 yếu tố quan trọng để tổ chức hội thảo thành công" dưới đây sẽ giúp buổi hội thảo diễn ra hoàn hảo.

1. Làm cho không gian trở nên ấm cúng
  • Bạn muốn họ cảm thấy thoải mái, tự tin ?
  • Bạn muốn họ sống và trình bày quan điểm với chính mình ?
  • Bạn muốn họ phát biểu không do dự ?


=> Trước và ngay sau khi các thành viên bước vào căn phòng, bạn cần làm bầu không khí phòng họp trở nên ấm áp. Bạn có thể áp dụng một số mẹo này:
- Tăng nhiệt độ điều hòa trong phòng
- Bổ sung nước và đồ ăn nhẹ
- Chuẩn bị sẵn những cuốn số nhỏ hoặc bút và giấy
- Warm-up khởi động 1-2 phút theo người leader
- Trang trí phòng họp bằng tông màu giống với màu logo, thương hiệu
- Bổ sung cây xanh để bàn
- Sử dụng phòng hội thảo cho thuê
Người tham dự sự kiện hội thảo, hội nghị đôi lúc quên mang theo sổ bút vậy nên việc bổ sung nước, cuốn sổ, cây bút là điều nên làm.

2. Truyền tải tích cách thương hiệu của bạn
Đa số các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị khách hàng mà lại quên đi việc quảng bá thương hiệu của chính mình. Nếu không tạo dấu ấn thương hiệu riêng, rất có thể sau một thời gian, khách hàng sẽ không nhớ đến thương hiệu của bạn nữa, và nguồn doanh thu của DN cũng sẽ thụt giảm.



đơn vị tổ chức hội thảo, bạn cần nắm rõ 8 yếu tố nhận diện thương hiệu này:
- Tên thương hiệu
- Slogan (câu định vị)
- Logo
- Giấy viết thư, tem nhãn, phong bì
- Màu sắc thiết kế phòng họp
- Đồng phục nhân viên
- Sổ tay, bút, cốc
- Thẻ nhân viên
Hãy coi mọi điểm tiếp cận là một cơ hội để tạo nên trải nghiệm thương hiệu khiến mọi người đều cảm thấy được chào đón. Đây chính là bí quyết tổ chức hội thảo thành công.

3. Đừng để công nghệ làm dán đoạn sự kiện

Cho dù bạn tổ chức các cuộc họp hay buổi hội thảo - hội nghị nội bộ hoặc với khách hàng, bạn phải có sự chuẩn bị cho mọi sự cố công nghệ có thể xảy ra.
- Điều đầu tiên, bạn cần nắm rõ thông số kỹ thuật của không gian phòng họp. Tức là bạn sẽ cần loại dây nào, thông số màn hình máy chiếu, mix, bộ đàm.. để đảm bảo không có bất kỳ sự cố nào trong ngày diễn ra sự kiện.



- Điều thứ hai, wifi và mật khẩu luôn sẵn sàng.
Wifi trong buổi tổ chức hội thảo phải mạnh, không được gián đoạn và các thành viên tham dự có thể dễ dàng truy cập. Ngoài ra, để đảm bảo chuyên nghiệp bạn có thể chuẩn bị thêm bộ phát wifi di động dự phòng.
- Điều thứ ba, đảm bảo các thành viên hạn chế sử dụng điện thoại hoặc máy tính cá nhân làm ảnh hưởng tới buổi hội thảo chung.

4. Bổ sung thêm những thứ cần thiết, thừa còn hơn thiếu
Tất cả thành viên tham dự cuộc họp hội nghị - hội thảo cần có đầy đủ thức ăn, đồ uống. Đôi khi, bạn cũng cần chuẩn bị nhiều hơn những đồ phục vụ trên hoặc ít nhất bạn phải biết có cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị nào gần địa điểm tổ chức sự kiện hay không.
Nếu không chuẩn bị kỹ phần này, có thể họ sẽ cảm thấy tinh thần bị down và không mặn mà đến cuối buổi event.

5. Không quên nói lời "Xin Chào"
  • Bạn đã bao giờ bước vào một sự kiện hoặc không gian hội họp mà không có ai chào đón bạn? Có đấy!
  • Bạn đứng đó lúng túng chờ đợi ai đó bắt tay và mời bạn vào không gian chung, nhưng không ngờ bạn càng chờ lại càng không thấy?
Điểm cộng đầu tiên tạo nên buổi hội thảo thành công là sự chào đón người tham dự nồng nhiệt. Tiếp theo, hãy bắt chuyện với họ, mời họ thưởng thức đồ uống gì đó và hỏi xem họ có cần hỗ trợ gì từ bạn không. Phần chào mừng này cần được chuẩn bị kỹ càng, đồng bộ nhất quán từ trước khi diễn ra đến lúc kết thúc hội thảo. Là chủ doanh nghiệp hoặc người tổ chức event, bạn hãy nhớ điều này nhé !

6. Mở đầu ấn tượng - Kết thúc mạnh mẽ
Giống như một video trên youtube, nếu xem 5-10s đầu không có sự lôi cuốn, bạn sẽ lướt sang video khác. Buổi hội thảo cũng vậy, ấn tượng đầu tiên của khán giả chính là lúc diễn giả bước ra sân khấu trong những phút đầu.
Một số kinh nghiệm tổ chức buổi hội thảo thành công chính là sự mở đầu, bạn có thể sử dụng như:
- Bắt đầu bằng câu hỏi
- Bắt đầu bằng sự im lặng, nhìn xung quanh và nở nụ cười
- Mở đầu cuộc họp bằng câu chuyện
- Hoặc phát ngôn gây kinh ngạc

Cuối buổi họp, bạn có thể kết thúc bằng việc:
- Tổng kết lại ý chính
- Tặng quà & lời chúc
- Bắt tay & nụ cười
- ...

Hãy chắc chắn rằng bạn đã lên checklist chuẩn bị cho buổi hội thảo từ A-Z trong sổ sách cá nhân hoặc phần mềm CRM trước khi bắt đầu cuộc họp. Đồng thời, một cuộc họp hoàn hảo cũng cần có sự ghi chép, take note lại để nhìn nhận & đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

Thực hiện tốt 06 yếu tố quan trọng trong buổi hội thảo trên sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công. Cuối cùng, tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm, sự thoải mái và thương hiệu doanh nghiệp, chắn chắn độc giả sẽ cảm thấy ấn tượng.
 

Tin xem nhiều